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新入社員歓迎会の幹事!場所探しや準備と司会進行の流れやコツ 

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年度始めの4月は多くの会社では新入社員が各職場に配属されてきます。
それまで一番下っ端だった人にとっては、後輩が入ってくることになり、ようやく自分も先輩になれる嬉しさでワクワクしていると思います。
ところが同時に、新入社員の歓迎会の幹事もまたそれまで一番下っ端だった人に回ってくることが多いのではないでしょうか。
自分がこの職場に配属されてきた時には歓迎会をしてもらったのは覚えているものの、いざ幹事で司会進行を仕切れと言われてどうしようかと悩んでいませんか。
新入社員の歓迎会の事前にしておきたい準備や、司会進行の流れとコツなどについてお伝えします。

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新入社員歓迎会の幹事はまず場所探しから

みなさんが属している部や課単位で新入社員が配属になることがわかりました。
これまで一番下だったあなたがこれからは先輩です。
そして同時におそらく幹事が回ってきます。
学生のサークルでは同学年に何人もいたので、幹事を避けて来られたかもしれませんが、会社の部や課の単位では同期の人数は限られているのでそうはいきません。
頑張るしかありませんね。

さてまず一番重要なことは場所探しです。
場所探しで一番大事なのは参加人数と広さです。
10人程度の職場であれば大抵の居酒屋さんでも10人ぐらいのテーブルは作ってくれますし、個室居酒屋でもこれくらいの人数であれば入れる個室は用意してあることが多いのです。
ところが、これが20人から30人になるとなかなか適当なところが見つかりません

この人数が、みんなの顔が見えるようにまとまって着席できるレイアウトが可能な店を探すと、大きな店になって他の団体とうまく区切れなかったりすることが多いようです。
貸切できる店を探すというのがベストなのですが、この人数は貸切するには少し少なくて中途半端です。

まずは職場の先輩に聞いてみましょう
でも、せっかく自分に幹事の代が回ってきたのですから、これまでやっていた場所にあまりこだわらず、オリジナリティーを出していきましょう
とにかくインターネットで調べ、実際に足を運んで下見をして探すしかありません。

 

新入社員歓迎会の幹事が会の前にしておくこと

無事場所の予約を済ませて当日を迎えますが、会が始まるまでにしなければならないことがあります。

まず、出欠の確認をしましょう

基本はその部や課の人たちみんなですが、誰が来られないか、最終的に人数の増減はないのかを確認します。
会場によっては当日の人数の増減はできなかったり、キャンセル料を取られたりすることがありますので、予約した時にルールを確認しておきましょう。

 

次に会場の席次の決定をしましょう

まず、会場の入り口と反対側の列の中央にその会に出席する人の中でいちばん偉い人を配置します。
そして、その人の向かいや正面に新入社員を配置するのが基本です。

その他の人たちの席の決め方はいろいろです。
会社や職場ごとにいろいろなルールがあります。
よくあるのは、くじ引き
自由席にすると、よく知っている人同士が固まる傾向があるのでにあるので、職場のコミュニケーション促進のために、くじ引きがいいでしょう
各テーブルに番号札を置いておいて、封筒の中に入れた番号の書かれた紙を引いてもらいます。

 

会が始まる前に乾杯と中締めをしてもらう上司(先輩)にお願いをしておきましょう

宴会の流れでいきなり指名するのは失礼になります。
通常は乾杯をいちばん偉い人、中締めをその次に偉い人というのが一般的かと思います。

ただし、乾杯の前に開会の挨拶をしてもらう習慣になっている会社や職場もあるかもしれません。
職場の先輩に聞いておきましょう。
その場合は、偉い順番に、開会の挨拶、最後の中締め、乾杯の発声をお願いしましょう。

 

新入社員にも自己紹介をしてもらうことは伝えておきましょう

新入社員の歓迎会ですから新入社員が自己紹介をかねて挨拶するのは当たり前ですが、一応新入社員にその旨伝えておきましょう。

 

二次会の場所のあたりをつけておきましょう

二次会に行きたいという人も現れることを予想して、一次会の会場の近くで二次会のできそうなところの候補をいくつか探しておきます
人数が確定しないことが多いので予約するのはかえってリスキーです。

 

会費の集金はできれば前日までに

当日会場で会費を集めることもできますが、人数が多い時は現金のやり取りが面倒臭いので、前日までに会社の中で集めておくのもいいでしょう

 

このように会の前にもやることがたくさんありますので、できれば幹事は二人以上でやりたいですね。
同僚や年の近い先輩にお願いして手伝ってもらうようにしましょう。

 

新入社員歓迎会の幹事の司会進行の流れ

歓迎会の進行の流れはこんな感じです

1. 幹事挨拶
2. 乾杯
3. 歓談、飲食
4. 出し物
5. 中締め(お開き)
6. お見送り又は二次会への案内

1.幹事挨拶
みんな早く乾杯まで済ませて飲み食いしたいのですから幹事の挨拶は簡潔に。
決してウケを狙うなどと考えないでくださいね。

歓迎会に集まっていただいたことへのお礼と、自分の名前と所属を述べ、乾杯をする人を紹介します。

2.乾杯
乾杯の発声をお願いする方に会が始まる前にお願いしておきます。
通常はその会に集まった人たちの中でいちばんの上席の(偉い)人、例えば部長にお願いします。

開会の挨拶と乾杯はそれそれ別々の人にやってもらうこともあります。
これをやると飲んだり食べたりするまでの時間が非常に長くなるので、あまりオススメしませんが、会社や職場の習慣でそうなっている場合には素直に従います。
その場合は挨拶はいちばん上席の上司、乾杯は三番目に偉い上司が良いと思います。
二番目に偉い上司には最後に中締めをやってもらわないといけないので、とっておきましょう。

3.談笑、飲食
乾杯が終わると、乾杯をしてくれた上司にお礼を述べて、会場の皆さんに歓談をしながら食べたり飲んだりしてもらうように促します。
幹事さんも酔わない程度に少し飲んで食べておきましょう。

4.出し物=新入社員自己紹介
新入社員の歓迎会ですから、新入社員の自己紹介がメインの出し物です。
新入社員のキャラによっては放っておいても面白いことを喋ってくれるかもしれませんが、まだ緊張が取れない頃でしょうから、Q&A形式で場を盛り上げるのも幹事さんの仕事です。
会場の先輩から新人に関する質問を自由にしてもらいます。

ここで、幹事さんはセクハラ、パワハラ質問でないかどうかに注意する必要があります。
例えば、女子の新入社員に「彼氏はいるんですか?」という質問は人によっては結構セクハラの危険があります。
こういった質問が出た時には、幹事さんは「はいありがとうございました!次に質問は?」明るくさばくなどしてその場を乗り切りましょう。

5.中締め
乾杯をいちばん上席の先輩にやってもらった場合は、中締めはその次に偉い人にやってもらうのが普通です。
乾杯が部長さんであれば、中締めは次長や副部長、課長なら課長の中でいちばん偉い人か年長の方にお願いします。

締め方は会社や職場によって色々ありますので、幹事はあまり心配せずに中締めする先輩にお任せしましょう
一本締め、三本締め、関東一丁締めなどがあります。

6.お見送り、二次会への案内
中締めが終わった時に、二次会の開催をアナウンスします。

参加する人の数を大まかにつかんで、あらかじめあたりをつけておいた会場に電話して会場を確保してもらいます。
こんな時にも幹事さんは複数いた方がいいです。
二次会の手配をする役割と、一次会の会計や、会に出席した偉い人をお見送りする役割を分けて担当しないと難しいですからね。

まとめ

突然回ってきた新入社員の歓迎会の幹事、結構大変な役割で「仕事でもないのに・・・・」と愚痴りたくなるのはよくわかりますが、これもある意味自分の能力の発揮の場、アピールする場と前向きに考えてみましょう。
新人歓迎会をうまくスマートに仕切った暁には、「おっ、こいつこのあいだまで新人だと思ってたけど結構ちゃんと成長したじゃないか!」などと評価されること間違いなしです。
準備を万端に、そして当日は楽しく幹事の仕事をこなしてしまいましょう。

 

 

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